Las siguientes políticas, están encaminadas a la orientación de los esfuerzos institucionales de prevención de riesgos de LA/FT:

• Impulsamos a nivel institucional la cultura en materia de administración del riesgo de lavado de activos y financiación de terrorismo.

• La Compañía cuenta con lineamientos para la prevención y resolución de conflictos de interés (Código de ética).

• Enmarcamos nuestras actuaciones con el deber de los órganos de administración y de control, del oficial de cumplimiento y de todos los funcionarios de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el LA/FT.

• Contamos con lineamientos adoptados por la Compañía, frente a los factores de riesgo y los riesgos asociados de LA/FT.

• Se encuentran establecidos lineamientos para vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones a personas que pueden exponer en mayor grado a la Compañía al riesgo de LA/FT.

• Se incluye el deber de los órganos de administración y control de asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones que regulan el LA/FT.

Políticas Generales

• Para COOLECHES S.A.S es una prioridad el cumplimiento de las normas legales y disposiciones internas relacionadas con el control y prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo; en consecuencia, tanto el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo – SAGRILAFT que se adopta mediante el presente manual, como el Código de Ética de la Compañía y los adendos al mismo, son de estricto y obligatorio cumplimiento por parte de todos los Funcionarios, Administradores y Representantes Legales de COOLECHES S.A.S y constituye una herramienta fundamental para prevenir que la Compañía sea utilizada en el ingreso, infiltración, ocultamiento, manejo o inversión de dineros provenientes de actividades delictivas y su consecuente riesgo legal y reputacional. 

• El incumplimiento de lo preceptuado en el presente manual y en el Código de Ética de COOOLECHES S.A.S., será considerado como una violación grave de las obligaciones del trabajador. 

• La prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, abarca todas las operaciones relacionadas con los servicios y productos ofrecidos por COOLECHES S.A.S, cualquiera sea la forma o el medio en que se realicen las mismas; por lo tanto, abarca todos los procesos propios de la actividad de COOLECHES y del funcionamiento normal de la Compañía.

• Se considera un deber especial de todos los Funcionarios, Directores y Representantes Legales de COOLECHES S.A.S., guardar reserva sobre toda la información relacionada con el proceso de prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de la Compañía, que conozcan o lleguen a conocer en razón de sus funciones;  esta reserva no será oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades competentes o cuando haya lugar a dicha divulgación en el momento de reportar operaciones sospechosas.

• Todo nuevo producto o servicio que ofrezca la Compañía, deberá adecuarse a las políticas, reglas y procedimientos establecidos en el presente manual, antes de su ofrecimiento al público.

• Constituye una obligación especial para todos los Funcionarios, Directores y Representantes Legales de COOLECHES S.A.S., realizar todas las gestiones necesarias para lograr un adecuado conocimiento y evaluación permanente de los clientes, y proveedores de la Compañía y reportar de forma inmediata a las personas competentes, las operaciones inusuales que detecten en relación con los mismos.

• En el desarrollo de sus actividades, todos los Funcionarios, Directores y Representantes Legales de COOLECHES S.A.S, se deben sujetar al cumplimiento de las diversas disposiciones legales y anteponer en todo momento, la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales.

• Constituye una obligación especial de todos los Funcionarios, Directores y Representantes Legales de COOLECHES S.A.S., colaborar adecuada y oportunamente con las autoridades, en la prevención y control del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, entre otras, atendiendo de forma estricta todas las solicitudes que las mismas eleven a la Compañía.

• La Compañía efectuará un permanente seguimiento a la Segmentación de los Factores de Riesgo y los riesgos asociados, en donde se establecerán las señales de alerta apropiadas para la adecuada implementación del SAGRILAFT.

• La Junta Directiva y la Alta Dirección, han establecido un Sistema de Administración de Riesgos tendiente a proteger a la Compañía de incurrir en pérdidas originadas en los riesgos del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo; así mismo, propenderá por el adecuado y permanente conocimiento de todas y cada una de las políticas que conforman dicho sistema, sensibilizando permanentemente en todos los niveles de la Compañía sobre el mismo.

• Toda política o procedimiento nuevo relacionado con el SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO, así como, las modificaciones, sustituciones o derogaciones, serán coordinadas y aprobadas directamente por la Junta Directiva o por quién ésta designe y la Alta Dirección propenderá por la adecuada y permanente divulgación de todas y cada una de las políticas y procedimientos que conforman el Sistema.

• Los funcionarios deben actuar en el ejercicio de sus funciones, en armonía con los principios institucionales y corporativos establecidos por la Compañía y sus objetivos estratégicos.

• Los funcionarios deben observar y dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes y demás disposiciones emitidas por los organismos de control y vigilancia.  Constituye un deber especial de los Órganos de Administración y de Control, del Oficial de Cumplimiento y de todos los funcionarios asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SAGRILAFT.

• Toda relación legal o contractual, que vincule a COOLECHES con cualquier persona natural o jurídica, se sujetará a principios de idoneidad, legalidad, integridad, seguridad y rentabilidad.

• Todas las áreas de la Compañía, serán responsables de dar a conocer a sus proveedores las políticas y procedimientos contenidos en este manual, la obligatoriedad de su ejecución y velarán por su estricto cumplimiento.

• Constituye una prioridad para COOLECHES S.A.S establecer al interior de la Compañía una CULTURA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO. En consecuencia, es Deber de todos los Funcionarios, Directores y Representantes Legales participar activamente en la formación de esta cultura, a través de su asistencia a las capacitaciones programadas, reporte de operaciones inusuales, estricto cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por el presente manual, entre otros aspectos.

• Siempre que se presente un conflicto de interés relacionado con el presente Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, éste deberá informarse al Oficial de Cumplimiento, con el objeto de establecer el alcance del mismo y buscar las soluciones adecuadas.  Todos los eventos de conflicto de interés, deberán ser reportados por el Oficial de Cumplimiento a la Junta Directiva.  

• COOLECHES S.A.S ha establecido instrucciones de obligatorio cumplimiento, que forman parte integral del presente manual, para la vinculación de clientes nacionales y extranjeros, proveedores y funcionarios, teniendo en cuenta su nivel de exposición a los riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, por su reconocimiento público.    

• Permitir la prevención y resolución de conflictos de interés en la recolección de información de las diferentes etapas del SAGRILAFT, especialmente en temas relacionados con los reportes internos y externos.

• Con el objeto de garantizar la total observancia de las políticas arriba establecidas y de todas las instrucciones descritas al interior del presente manual y de los documentos que lo adicionan o complementan, como es el caso del Código de Ética, se ha establecido el régimen de sanciones contenido en el presente manual.

• Validar que las personas que ostentan la calidad de clientes y quienes aspiren a serlo, tengan un origen de fondos que se considere legítimo. Por tanto, es obligatorio que las personas designadas para vincular o administrar la relación comercial con éstos, conozcan su actividad económica u ocupación y hacer seguimiento efectivo a los mismos.

• Los funcionarios responsables de administrar la relación comercial con clientes, deberán asegurar que sus clientes realicen el diligenciamiento del formato de actualización vigente y alleguen los documentos que soportan la información.

• Dar aviso al área de cumplimiento u oficial de cumplimiento ante una señal de alerta o la presencia de una operación inusual de cualquier persona natural o jurídica, que tenga relación comercial, de negocios o de servicios con la compañía, a través de una notificación de acuerdo con el medio dispuesto por COOLECHES. Igualmente, deberá enviar los documentos soportes, cuando cuente con los mismos.

• Asistir a los programas de capacitación y entrenamiento que sobre la Prevención y el Control de Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo se realicen. Los programas de capacitación presencial o virtual, según su finalidad, tendrán su correspondiente evaluación, y los resultados obtenidos por los funcionarios y el documento soporte serán remitidos al área correspondiente, para su control. Los funcionarios que ingresen a la compañía, deberán tomar el programa de inducción sobre el Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en el tiempo establecido para ello.

• Abstenerse de vincular o mantener relaciones comerciales con las personas naturales o jurídicas de las que la compañía haya reportado ante las autoridades respectivas por operaciones sospechosas, y con las cuales la entidad decidió terminar la relación comercial, así como las personas que estén relacionadas en las listas OFAC, ONU u otra lista de riesgo en materia de lavado de activos y financiación del terrorismo.

• La compañía podrá realizar operaciones con Personas Expuestas Políticamente – PEP’s, teniendo para su ejecución una mayor debida diligencia. La vinculación de este tipo de potenciales clientes o su permanencia en la compañía, se someterá a conocimiento y aprobación de la Junta Directiva.